近年は仕事現場に残業の削減やテレワーク化といった大きな変化が起きていて、多くの労働者がその環境への適応に頭を悩ませています。
「どうしたらスムーズに仕事を終わらせられるのか」「時間をもっと効率的に使うことはできないだろうか」
そういったことを考えるのが、現代のビジネスマンの成長に欠かせない要素になっているのでしょう。
そんな現代では、「タイムマネジメント」について知ることがおすすめされています。
タイムマネジメントという時間管理の具体的な手法による効率化と環境の見直しは、これからのビジネスシーンに多くのメリットを与えるでしょう。
こちらではタイムマネジメントの基本と、実践するための流れとコツを紹介します。
この機会にタイムマネジメントによる時間管理の方法を確認し、日々の業務に導入してみましょう。
タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントとは、「時間をコントロール及び管理して、有益な形で活用するための方法」を意味します。
直訳するのならタイムマネジメントとは「時間管理」になりますが、そこにはタスクの効率的な消化や業務時間の有効活用など、さまざまな意味が含まれているのです。
そのためタイムマネジメントは時間管理だけでなく、自身の「行動」を見直して管理していく方法になると言えるでしょう。
たとえば「タスクを見える化して必要な仕事を見分ける」「優先順位を決めて重要な仕事により多くの時間を割り振る」といった方法があります。
このような形で上手に時間をコントロールするための行動が、タイムマネジメントになるのです。
タイムマネジメントの理解を進めることは、日々の時間を有効に使うための下地作りになります。
毎日のタスクの進行やリソースの配分方法といった点に悩みを持つ場合には、タイムマネジメントが有効な解決手段となり得るでしょう。
また、タイムマネジメントはただ時間を気にしながら働くこととは違い、「自己のコントロール」を可能となるスキルの習得につながります。
つまりは社会人としてタイムマネジメントを学ぶことが、そのまま自分の成長を促すことにもなるのです。
タイムマネジメントはいくつかのコツを理解することでスムーズに実行していくことができるので、多くの人におすすめができる方法となっています。
専門のコンサルタントからコツを得ることもできるため、決して敷居の高い内容ではないのも特徴です。
このような魅力的な要素を個人や会社組織に提示できることから、タイムマネジメントは今多くの人たちの注目を集めています。
スケジュール管理との違いについて
タイムマネジメントの似た言葉として、「スケジュール管理」があります。
この2つはよく同じものとして扱われますが、実際には別の立ち位置を持っている言葉です。
タイムマネジメントが「時間の中で効率的な行動をコントロールしていく」という意味を持つのに対して、スケジュール管理は「目標達成のためにスケジュールをコントロールしていく」という意味が基本になります。
つまりスケジュール管理は、最初から決まっている時間を埋めるために、タスクをパズルのように当てはめていくイメージになります。
一方でタイムマネジメントは、タスクひとつひとつの効率化を目指し、それぞれの成果をつなげて全体を適切な形で管理していくようなイメージです。
このことからスケジュール管理は、タイムマネジメントの一部だと考えることもできるでしょう。
タイムマネジメントとスケジュール管理は、同じ時間管理の手法でありながら、その内容には明確な違いがあるのです。
そのことを理解することが、タイムマネジメントを知る第一歩になるでしょう。
タイムマネジメントの目的とは
タイムマネジメントの流れやコツを理解するためには、まず「何のためにタイムマネジメントを学ぶのか？」という目的の把握が必要です。
目的やゴールが明確になっていなければ、タイムマネジメントがただの時間の節約法で終わってしまう可能性もあります。
タイムマネジメント本来の意味である時間の効率化や行動のコントロールを行うためにも、以下を参考に目的を明確にしておきましょう。
目的1、仕事の成果を引き出す
タイムマネジメントでは、自身の仕事の成果を引き出すことがひとつの目的になります。
今よりも利益を上げる、少ない時間的コストで完了させる、ワークライフバランスを安定させる。
そういった成果として認められる何かを実現することが、タイムマネジメントを学ぶ目的になるでしょう。
専門のコンサルタントを頼ることで、仕事の成果を引き出すためのスキルを効率良く学べることもあります。
企業全体で仕事の成果を引き出すことを目的にタイムマネジメントを学ぶのなら、コンサルタントの利用が検討されるでしょう。
目的2、自分の成長を促す
先にも触れたように、タイムマネジメントは自己の成長を促すスキルにもなります。
そのため成長を目的としたスキルの獲得も、タイムマネジメントを学ぶ理由として機能するのです。
時間管理・行動に関するコントロールのコツを知ることは、つまり限られた時間を有益に使うことになります。
1日は24時間と決まっていて、それを増やすことはできません。
しかし、自分を成長させて時間の使い方を改めることで、「実際に使える時間」を増やすことはできるのです。
タイムマネジメントによる自己の成長は、そういった実際に使える時間を増やすことにつながっていきます。
それは多くの人にとって有益なことであり、タイムマネジメントを学ぶ目的となるでしょう。
タイムマネジメントのメリットについて
タイムマネジメントを学ぶことには、いくつかのメリットが考えられます。
メリットを知ることは、自発的にマネジメントについて学ぶモチベーションを高めたり、会社がコンサルタントを招く理由になったりします。
以下でタイムマネジメントのメリットをピックアップするので、内容を確認してください。
仕事の処理能力を向上させることができる
タイムマネジメントを学ぶことで、仕事に関する処理能力を向上させることができます。
なぜならタイムマネジメントの理解は、タスクの重要度から優先順位を判断したり、目標達成のためのリソースを適切に配分して労力を節約したりといった、具体的なスキルの習得につながるからです。
それはより効率的かつスピーディな行動を実現し、仕事を的確に処理する力を高めていくことになるでしょう。
社員個々の処理能力を向上させることを目指すのなら、タイムマネジメントの導入に大きなメリットが見出せます。
今の時代に必要な生産性を高められる
タイムマネジメントは、今の時代に必要とされることが多い「生産性」を高められるというメリットもあります。
生産性を高めるとは、要するに「短い時間で大きな成果を挙げる」「少ない労力で仕事を達成する」といったものです。
働き方改革などによって、時間的にコンパクトに成果を出すことが求められる現代では、個人であるひとりひとりが生産性を高めていくことを要求されます。
そのためフレームワークなどを用いてわかりやすく生産性の向上につなげられるタイムマネジメントの導入に、メリットが見出されるようになっているのです。
これからの時代に必要とされる生産性の向上につながるという点も、タイムマネジメントが持つメリットになります。
チームの生産性アップにもつながる
タイムマネジメントは、結果的に個人だけでなくチーム全体の生産性アップにつながるという点でもメリットがあります。
たとえば個人がタイムマネジメントを極めることで、業務時間を短縮して、その余った時間で他のメンバーのサポートに回ることができるでしょう。
それはチームにプラスの労働力を加えることになり、結果的に生産性をアップさせることになるのです。
個人がタイムマネジメントを学ぶことが、そのままチームやさらに大きな組織に利益を与える可能性がある点は、メリットに数えられます。
タイムマネジメントの流れとコツを紹介
タイムマネジメントは、基本的なやり方とそのコツを知ることですぐにでも実践することができます。
一方で、正しいコツがわかっていなければ、タイムマネジメントのメリットを継続して入手していくことは難しくなるでしょう。
以下からはタイムマネジメントの基本的な流れと、そのコツについて解説します。
実際にタイムマネジメントを始めるために、流れの詳細とコツをチェックしてみてください。
タスクを「見える化」する
タイムマネジメントでは、まずタスクを「見える化」することから始めます。
見える化とは、現在どんなタスクが存在しているのかを目で見てわかるようにまとめることです。
たとえば紙に書き出してタスクのリストを作ったり、ロジックツリーなどのフレームワークを用いて業務の流れからタスクの情報を洗い出したりすることが考えられます。
見える化したタスクには、それぞれにわかる範囲で行動内容や期限などを明記しましょう。
タスクの肉付けを行って、具体的で価値のある情報にすることが、タイムマネジメントにおける最初のステップになります。
また、既に決まっているタスクだけでなく、「未確定のタスク」も見える化することが重要です。
「した方が良いこと」や「やってみたいこと」も洗い出して、仕事のタスクを広範囲で明確にしていくことがコツになります。
タイムマネジメントの初期段階であるタスクの見える化では、まだ重要度や必要性を考慮することはありません。
とにかく思いつく限りのタスクを選出し、仕事を表面化していくことを意識しましょう。
「アイゼンハワーマトリクス」を参考にタスクを割り振る
タスクを見える化して洗い出したら、続いてそれぞれに優先順位をつけて割り振りを行います。
たとえば「アイゼンハワーマトリクス」というフレームワークに倣って、タスクを以下の4つの種類に分類するのがコツです。
この内容で分類することで、そのタスクが自分にとってどれくらい優先すべきものなのかがわかります。
①＞②＞③＞④という形で優先度が高くなるため、それを参考に取り掛かるべきタスクの選定とリソースの振り分けを行うのがコツになるでしょう。
優先順位を明確にすることで、緊急でない仕事を後回しにしたり、重要な仕事に多くの時間をかけて取り組んだりといった効率化が図れます。
それはタイムマネジメントの基本にもなるため、まずはタスクをそれぞれチェックして自分なりに内容を振り分けてみましょう。
アイゼンハワーマトリクスのようなフレームワークがないと、振り分け方が曖昧になって優先順位が不明瞭になることがあります。
タイムマネジメントに慣れないうちは特に、広く使われているフレームワークを用いてタスクの割り振りを行うといいでしょう。
その一方で、自分に合った分類の方法を探していくことも、将来的により効率的なタイムマネジメントを実行していくことにつながります。
その点を意識して、タイムマネジメントのタスクの分類方法について考えていきましょう。
タスクの目標設定を行う
タスクに優先順位をつけたあとは、具体的な目標設定を考えることがタイムマネジメントの流れです。
何を達成すべきなのか、期限はいつまでなのかといった点を設定し、具体的にタスクへと着手していく様子をイメージしていきます。
タイムマネジメントの目標設定の段階で役立つのが、「SMARTの法則」です。
SMARTの法則では、以下の5つの要素を埋めることでタスクの成功を近づけるための設定が行えるとしています。
このフレームワークに当てはめてそれぞれのタスクを考えることで、よりその内容を明確にすることができます。
「目標達成のためにあとどれくらいの労力が必要なのか」「期限までに終わらせるためにはどのくらいのペースで仕事をすればいいのか」といった、具体的な計画を立てることにもつながります。
また、必要に応じてタスクを削除したり、別の誰かに委託したりといった判断も行えるのです。
これによってタイムマネジメントはさらに進み、時間の効率的な利用や生産性の向上を実現するでしょう。
タスクを実行して内容を振り返る
見える化、優先順位の振り分け、目標設定を行った後には、タスクを実行に移していきます。
限られた時間を効率的に使うことを意識して、タスクを的確に消化していきましょう。
タイムマネジメントでは、タスクを実行した後に改めてその内容を振り返ることがコツになります。
目標を達成できたか、時間配分は間違っていなかったかといった点を確認して、反省点や修正点を導き出しましょう。
振り返りによって得た情報は、また次に活かしてタイムマネジメントのスキルを向上させることに使います。
タイムマネジメントは実践と振り返りを繰り返していくことで、より自分に合った方法を見つけていくことができます。
一度で完璧なタイムマネジメントを目指すのではなく、トライアル&エラーを意識して少しずつ改善していくこともコツです。
まとめ：タイムマネジメントによる時間管理のコツを知ることが業務を効率化する
タイムマネジメントを学んで時間管理のコツを知ることは、仕事上のあらゆる業務を効率化します。
タイムマネジメントを学んでからの自分と、学ぶ前の自分では、考え方や行動の方針が大きく変わっていくかもしれません。
この機会にぜひ、タイムマネジメントの基本的な流れとそのコツを確認し、実際の業務に導入してみてください。
また、タイムマネジメントを効率良く学ぶのなら、専門のコンサルタントの活用もおすすめされます。
コンサルタントの専門知識からのアドバイスを受けることができれば、スムーズにタイムマネジメントのコツを理解することもできるでしょう。
タイムマネジメントを本格的に学んでいくのなら、コンサルタントの活用も検討してみてください。